Documentación y procesos para revisar 

La inspección fiscal o laboral es un trámite que muchas empresas temen, pero que en realidad puede gestionarse de forma eficaz si se adoptan las medidas adecuadas con antelación. En Asesoría Filar, expertos en asesoramiento laboral y fiscal integral para empresas y autónomos, sabemos que la clave está en la preparación y en contar con el respaldo profesional durante todo el proceso. En este artículo te contamos qué documentación y procesos revisar antes de una inspección, cómo actuar durante la misma y qué pasos seguir después para evitar sanciones y resolver incidencias de manera ágil. 

1. ¿Qué documentación y procesos revisar antes de la inspección? 

La inspección laboral o fiscal busca comprobar que tu empresa cumple con todas las obligaciones legales, por lo que es fundamental tener en orden toda la documentación relacionada con la gestión laboral y fiscal. Estos son los aspectos clave que debes revisar: 

• Contratos de trabajo y modificaciones: Asegúrate de que todos los contratos están correctamente formalizados y que cualquier cambio (jornadas, funciones, ampliaciones) esté debidamente documentado y comunicado. 

• Nóminas y seguros sociales: Verifica que las nóminas mensuales estén correctamente confeccionadas, con cálculos exactos de salarios, deducciones y seguros sociales. Asesórate para que el pago a la Seguridad Social esté al día. 

• Registro de jornada laboral: La ley exige un control exhaustivo de las horas trabajadas. Implanta un sistema de fichajes o registros que facilite mostrar a la inspección la jornada real de los empleados. 

• Documentación fiscal: Ten a mano los libros de contabilidad, resúmenes contables de costes laborales y cualquier documento relacionado con los impuestos de la empresa. 

• Comunicación con la Seguridad Social: Asegúrate de que todas las altas, bajas y variaciones en el Sistema RED estén actualizadas y correctamente comunicadas. 

• Subvenciones y ayudas: Revisa que la documentación para programas de empleo y subvenciones esté en regla, ya que pueden ser objeto de inspección. 

En Asesoría Filar, te ayudamos a mantener todos estos aspectos al día, ofreciendo un servicio personalizado de asesoría laboral y fiscal que se adapta a las necesidades de tu empresa y permite anticiparse a posibles requerimientos. 

2. ¿Cómo actuar durante la inspección? 

Cuando recibes la notificación de la inspección, lo primero es no alarmarse y preparar a tu equipo para recibir al inspector. Estos consejos te ayudarán a gestionar el proceso con éxito: 

• Designa un interlocutor: Normalmente, la persona responsable de recursos humanos o un representante de la asesoría debe ser quien atienda al inspector para facilitar la comunicación. 

• Entrega solo la documentación solicitada: No facilites más información de la requerida y siempre bajo supervisión profesional. 

• Mantén una actitud colaborativa: Mostrar disposición y transparencia evita malos entendidos y puede agilizar la inspección. 

• Toma nota de todo: Registra los requerimientos del inspector, tiempos, documentos solicitados y cualquier incidencia para preparar la respuesta adecuada. 

• No firmes sin asesoramiento: Si te presentan actas o informes, espera el consejo de tu asesor para evitar comprometer tus derechos. 

En Asesoría Filar, ofrecemos apoyo y defensa durante la inspección, representándote en actos de conciliación o procedimientos administrativos. Nuestra experiencia es tu mejor garantía para proteger los intereses de tu empresa. 

3. ¿Qué hacer después de la inspección? 

Finalizada la inspección, el inspector puede dejar un acta con observaciones o requerimientos que debes cumplir en un plazo determinado. Aquí te contamos cómo proceder: 

• Analiza el acta con tu asesor: Evalúa si estás de acuerdo o si hay puntos que puedas recurrir. La asesoría te ayudará a presentar alegaciones o recursos si procede. 

• Corrige las incidencias: Si se detectan incumplimientos, toma medidas inmediatas para solventarlos y evita futuras sanciones. 

• Implementa mejoras: Aprovecha esta oportunidad para optimizar tus procesos internos, mejorar la documentación y evitar riesgos en próximas inspecciones. 

• Sigue el plan de acción: Mantente al día con los trámites administrativos, nóminas, pagos y registros para no volver a tener problemas. 

Casos reales y mejores prácticas 

En nuestra experiencia como asesoría laboral y fiscal, hemos acompañado a numerosas empresas en inspecciones complejas, donde la anticipación y el asesoramiento experto han marcado la diferencia.  Entre las mejores prácticas que recomendamos están la formación continua del personal responsable, la revisión periódica de la documentación y el uso de sistemas digitales para la gestión administrativa y laboral, que permiten tener todo accesible y en regla. 

Preparar tu empresa para una inspección fiscal o laboral no debe ser un motivo de preocupación si cuentas con el apoyo adecuado. En Asesoría Filar, te ofrecemos un servicio integral de gestión laboral y administrativa, desde la creación de la empresa hasta la defensa ante inspecciones, para que puedas centrarte en el crecimiento de tu negocio con la tranquilidad de cumplir todas las normativas. No esperes a que llegue la inspección: revisa tus procesos, mantén la documentación al día y confía en profesionales que te acompañen en cada paso.